Use of Mail Merge with Excel

Use of Mail Merge with Excel

MS word में Mail Merge एक ऐसा tool है जिसका उपयोग करके हम database से Name, Address, Mobile आदि विभिन्न प्रकार के LABEL या Field को हम अपने डॉक्यूमेंट में ऑटोमेटिकली Add कर सकते हैं और बहुत ही आसानी से बहुत कम समय में अनेकों लोगों के लिए विभिन्न प्रकार के लेटर, डॉक्यूमेंट, रिपोर्ट या एडवर्टाइजमेंट आदि तैयार कर सकते हैं या ईमेल भेज सकते हैं। 

लेकिन जब हम Mail Merge के द्वारा कोई डॉक्यूमेंट तैयार करते हैं और डेटाबेस भी MS Word में तैयार करते हैं तो हमें इसमें बहुत ज्यादा टाइम लगता है लेकिन अगर हम एम एस एक्सेल में Database तैयार करें जैसा की आमतौर पर हमारे पास MS Excel में पहले से ही Details या Database तैयार होता है तो अगर उसी database को अपने डॉक्यूमेंट के हिसाब से arrange करके MS Word में इंपोर्ट कर सकते है और आसानी से mail merge के द्वारा विभिन्न प्रकार की reports, documents आदि बहुत कम समय में अनेकों लोगों के लिए तैयार कर सकते हैं। 

तो चलिए आपको बताते हैं MS Excel में कैसे हम database, Document के हिसाब से बनाएँगे और इस database को import करके कैसे mail merge के द्वारा विभिन्न documents create कर सकते हैं ।

Step 1

तो सबसे पहले हमें ms word में जो भी डॉक्यूमेंट बनाना है उसका common format तैयार करना है और ये देखना है कि हमारे letter या document में कितनी fields है जो प्रत्येक व्यक्ति के लिए अलग अलग होगी।

तो यहाँ पर  मैंने उदाहरण के लिए एक warning letter का format तैयार किया है जिसमें हमें कंपनी की कुछ employees के लिए उनके work performance के आधार पर warning letter prepare करना है।

इसमें विभिन्न fields हैं जो प्रत्येक employee के लिए अलग-अलग होंगी जैसे कि आप नीचे दी गई इमेज में देख सकते हैं।

Step 2

इसके बाद हमें डॉक्यूमेंट की fields के हिसाब से excel में database बनाना है जैसा कि आप नीचे दी गई इमेज में देख सकते है।

यहां पर आपको एक बात का ध्यान रखना है कि जरूर नहीं कि हमारे डेटाबेस में जितने भी fields हैं उन सभी को  insert करना जरूरी नहीं है हमें जितनी fields की जरूरत है हम उतनी ही fields को document में insert करेंगे।


Step 3

इसके बाद हमें क्या करना है अपने main document में Mail Merge के Menu-Bar के Mailing ऑप्शन पर जाना है और Select Recepients sub-menu के Use Existing List पर click करना है और destination folder पर जाके excel की database file को select करना है उसके बाद जिस sheet में डाटा है उसको सेलेक्ट करके database को main document फाइल में इम्पोर्ट करना है। 

Database इम्पोर्ट होने के बाद हमें अपने document में field को इन्सर्ट करना है। इसके लिए Mailing ऑप्शन के Insert Merge Field पर क्लिक करना है और फिर जिस field को जहाँ पर insert करना है माउस के कर्जर को वहां पर रखकर respective field को insert कर लेंगे।

Field इन्सर्ट करने के बाद हमें Menu Bar me Mailing ऑप्शन पर क्लिक करने के बाद Finish & Merge ऑप्शन पर क्लिक करना है और इसके बाद popup window से दिए गए option पर क्लिक करके page wise या पहले ऑप्शन “All” क्लिक करके सभी employees के लिए Letters तैयार (Generate) कर सकते है।

इसके बाद generate किए गए letters या documents को आप सेव कर सकते हैं लेकिन आपको  main document फाइल को जरूर सेव करना चाहिए जिससे आपको जब भी जरूरत लगे आप लेटर्स को generate कर सकें।